ما هي إجراءات التحقيق الإداري
ما هو التحقيق الإداري؟
يُعرف التحقيق الإداري Administrative Investigation على أنه عملية جمع وتحليل المعلومات المُرتبطة بحدوث حدث كبير غير عادي ويحتاج لمعالجة من أجل تجنب أي ضرر ومنع حدوثه مُستقبلًا.[١]
ويتم إجراء التحقيق الإداري بواسطة الإدارة المحلية أو مُمثليها أو قسم الموارد البشرية في حال حُدوث العديد من الادعاءات والحوادث، ومنها: شكوى أو تظلم، سوء استخدام للمُمتلكات، سوء السلوك، التهديد أو التخويف أو السلوك العنيف، انتهاك السياسات والقوانين.[٢]
فالتحقيق الإداري يتضمن السلوك المُخالف الذي يقوم به المُوظفين في بيئة عملهم والتي يجب وضع حد لها لتجنب تكرار مثل هذه المواقف المُخالفة.
متى يتم تحويل الموظف للتحقيق الإداري؟
يتم العمل على تحويل الموظف للتحقيق الإداري عند قيامه بسلوك سيئ في بيئة العمل، إو عند تلقى شكاوي من الموظفين، إذ يقوم المدير التنفيذي الأعلى رتبة بتحويله لإجراء تحقيق إداري، حيث تتجلى مُهمة التحقيق الإداري ضمن اختصاص وحدات معنية بها أو من قِبل مكتب الشؤون الداخلية.[٣]
لذا يتم القيام بتحويل الموظف للتحقيق الإداري عند قيامه بسلوك مُخالف، ويتم ذلك باتباع إجراءات التحقيق الإداري.
ما هي إجراءات التحقيق الإداري؟
يتم العمل على إجراء التحقيق الإداري عند قيام المُوظف بسلوك مُخالف ولضمان المصداقية وتقديم أفضل المعلومات والأدلة على هذا السلوك يقوم أصحاب العمل على اتباع إجراءات التحقيق الإداري [٤]، وفيما يأتي سيتم توضيح إجراءات التحقيق الإداري:
ضمان السرية
تُعد الخطوة الأولى ضمن إجراءات التحقيق الإداري هُو المُحافظة على المعلومات التي تم جمعها في الشكوى الأولية من خلال المُقابلات والسجلات في سِريةٍ كبيرةٍ وذلك لضمان إجراء تحقيق فعال، حيث لا يجب تبادل المعلومات إلّا عند الحاجة إلى معرفة الأُمور التي تتعلق بالسلوك المُخالف.[٤]
توفير الحماية
إن الخُطوة الثانية في إجراءات التحقيق الإداري فصل المُتهم عن الضحية، وذلك لضمان توفير الحماية من استمرار المُضايقات أو الانتقامات، حيث يُمكن اتخاذ تدابير وقائية كتغيير مواعيد الدوام الخاصة بالمتهم والضحية أو نقلهم أو إعطائهم إجازة.[٤]
اختيار جهة التحقيق
لا بُد من اختيار جهة التحقيق المُناسبة التي لديها القُدرة على التحقيق بموضوعية دون تحيز، والتي لا غاية لها من نتيجة التحقيق، كما يجب أن يتمتع المُحققين بالعديد من المهارات مثل: مهارات البحث الاستقصائي ومهارات التعامل مع الآخرين والانتباه لأدق التفاصيل.[٥]
وضع خطة التحقيق
لضمان فعالية التحقيق والقيام بإجراءاته بطريقةٍ فعالةٍ، لا بُد من وضع خطة كاملة تتضمن قائمة الشهود ومصادر المعلومات والأدلة، بالإضافة إلى وضع الأسئلة التي سيتم استخدامها في المُقابلة من أجل التأكد من الحُصول على التفاصيل المُهمة.[٥]
إجراء المُقابلات
بعد وضع الخُطة الصحيحة والأسئلة المُناسبة يتم البدء على إجراء المُقابلات من خلال تبليغ جميع الأطراف المعنية، ومن المُهم المُحافظة على السرية التامة عند إجراء عملية التحقيق، ولا بُد للمُحقق من أن يسعى لجمع الحقائق دون تحيز وموضوعية.[٥]
اتخاذ القرار
يتم العمل على اتخاذ القرار بعد جمع جميع الحقائق بعد إجراء المُقابلات وجمع الأدلة لضمان عدم وجود أية مُشكلات ترتبط بالمصداقية، وبعد اتخاذ القرار تقوم لجنة التحقيق أو المُحقق على تقديم توصية رسمية لأعضاء الإدارة ومُتخذي القرار من أجل اتخاذ القرار النهائي.[٤]
إغلاق التحقيق
إن اتخاذ القرار يُعد الإجراء ما قبل الأخير ضمن خطوات التحقيق الإداري، حيث يجب على صاحب العمل إبلاغ كُلًا من المُشتكي والمُتهم بالقرار الذي تم اتخاذه، مع التأكيد من الحفاظ على السرية التامة ليتم بعدها إغلاق التحقيق.[٤]
المتابعة
تُعد المتابعة إحدى الخطوات المهمة التي يتم من خلالها التحقق من توقف هذا السلوك وضمان عدم تكراره، بالإضافة إلى التحقق من أن المُتهم قد التزم بما فُرض عليه من توصيات واتباعه سياسات الشركة.[٥]
يجب العمل على اتباع الخطوات السابقة ضمن إجراءات التحقيق الإداري لضمان تحقيق المصداقية والسيطرة على الموقف وعدم تكرار أي تصرفات مسيئة في بيئة العمل.
المراجع[+]
- ↑ “Administrative investigation definition”, lawinsider, Retrieved 10/3/2021. Edited.
- ↑ “Administrative Investigations”, ncsu, Retrieved 10/3/2021. Edited.
- ↑ “3-04/020.05 – Initiation of Administrative Investigations”, lasd, Retrieved 10/3/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج “How to Conduct an Investigation”, shrm, Retrieved 10/3/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث “HOW TO CONDUCT AN INVESTIGATION STEP BY STEP”, rmiya, Retrieved 14/3/2021. Edited.
