مفهوم إدارة الوقت

إدارة الوقت

Time Management، يعتبر الوقت ثميناً لمن يعي كيفية استثماره بتنظيمه، وعدم هدره بما لا يفيد، ويشار إلى أن سرعة الوقت أصبحت في وقتنا الحاضر سمة من سمات عصرنا، إذ لا يشعر الإنسان بمرور الوقت إلا بعد فواته لهذا ظهر مفهوم إدارة الوقت الذي جاء ليتولى مهمة تنظيم الوقت، وإدارته، وتعليم الأفراد كيفية الاستفادة من الوقت ليتمكنوا من تلبية احتياجات الحياة التي تتزايد يوماً تلو الآخر.

يمكن تعريف علم إدارة الوقت بأنه أحد فروع علم الإدارة التي تهتم باستثمار الوقت والاستفادة منه قدر الإمكان بكل فعالية وكفاءة، والحد من فرص إضاعته وهدره دون جدوى، وتسخيره بزيادة إنتاجية العاملين في وقت محدد.

يعتبر استثمار الوقت والاستفادة منه من سمات المدير الناجح، وهي التي تضع حداً فاصلاً بين الشخص الناجح والفاشل، وتعتبر سمة تنظيم الوقت وتقسيمه لتحقيق الأهداف والواجبات واحدة من سُبل النجاح.

مهارات إدارة الوقت

• التخطيط: يعتبر التخطيط من الوسائل الهامة في تنظيم الوقت وإدارته بشكل فعال، فمن يتخلى عن هذه الخطوة يكون قد هدر وقته دون جدوى، ويرى البعض بأن التخطيط عملية صعبة بعض الشيء ومعقدة، إلا أن آخرين يرون بأنها سهلة جداً في رسم أبعاد وقتهم وما سيفعلونه فيه بتحديد الأولويات والواجبات وتنفيذها في الوقت المحدد دون تأجيل، وقد يكون التخطيط طويل الأمد أو قصيراً.
• التنظيم: تتضمن عملية التنظيم استيعاب المتغيرات والمستجدات التي تواكب طموحات الأفراد وتماشيها في الارتقاء والتطور، ويشمل التنظيم الوصف السليم للمهام والأعمال الواجب أداؤها في الوقت المناسب.
• تحديد الأولويات: وضع روّاد علم الإدارة عدداً من المعايير التي تعمل على تحديد الأولويات والأنشطة التي يجب أداؤها في وقت ما، وتتمثل هذه الخطوة بترتيب المهام الأولى فالأولى، حيث يمكن أداء بعض المهام على حساب مهام أخرى وتأجيل الأخيرة.
• التوجيه.
• المتابعة.

وسائل إدارة الوقت

• الوسائل التقنية، والمتمثلة بالحاسبات الآلية والمسجلات الصوتية والماسح الضوئي والبريد الإلكتروني والمفكرة الإلكترونية.
• الوسائل غير التقنية، وتسمى أيضاً بالشخصية، كالمفكرة المكتبية، والذاكرة الشخصية، والاعتماد على السكرتير الشخصي للمدير.

أهمية إدارة الوقت

• رفع الإنتاجية والسرعة في إنجاز المهام.
• إيجاد حلول سريعة للمشاكل بجهود أقل.
• تحقيق الاستقرار بشتى المجالات سواء النفسية أو العاطفية أو الاجتماعية.
• يتخلص الإنسان من ضغط العمل وبذلك يشعر بالسعادة والتفاؤل.
• تساعد إدارة الوقت على تحسين نوع العمل وإنجازه بوقت قياسي وبالتالي الحصول على نتائج أفضل.
• كسب وقت أكبر لقضائه في الاستراحة.
• تحقيق التطوير الذاتي والأهداف الشخصية.