كيفية كتابة تقرير فعال خطوة بخطوة ومختلف أنواع التقارير

كيفية كتابة تقرير موضوع ينجذب إليه الكثيرون، فعلى اختلاف أنواع التقارير نجد كل واحد منها مخصصاً لغرض معين؛ مما يستوجب على كل شخص إتقان كتابته وفقا لخطوات بسيطة توفر الكثير من العناء خصوصا أنه أصبح جزءا من الحياة المهنية والدراسية، وعلى الرغم من أن البعض يعتقد أن إعداد التقارير أمر معقد، إلا أن اتباع خطوات ومنهج معين في ذلك يجعل الأمر بسيطا، بل ممتعا أيضا، ونقدم عبر موقع اقرا نصائح لكتابة التقارير.

أنواع التقارير 

يجدر بنا قبل استعراض كيفية كتابة تقرير، التطرق في المقام الأول إلى مختلف أنواعه والتي تشمل:

التقارير الرسمية وغير الرسمية

يختلف هذه النوعان من التقارير من ناحية صيغة الكتابة، حيث نجد التقارير الرسمية مقارنة بغير الرسمية أكثر تنظيما، إضافة لكونها تعتمد على الحيادية وتستخدم فيها مصطلحات مهنية وأكاديمية، في حين نجد التقرير غير الرسمي ذو لغة اعتيادية بسيطة، وهو يأتي في شاكلة رسالة قصيرة.

التقارير الطويلة والتقارير القصيرة

تعد بعض التقارير في صفحة واحدة، فتعتبر تقريراً قصيرة مقارنة بغيرها التي قد تتجاوز العشرين صفحة، حيث تكون التقارير الطويلة أكثر رسمية وتشمل تفاصيل دقيقة وكثيرة.

التقارير الإعلامية والتقارير التحليلية

يختلف هذا النوعان في طبيعة المعلومات التي يحتويها كل منهما، فالتقارير الإعلامية تشمل العديد من المعلومات المهمة والواضحة التي تربط بين أجزاء مختلف من الشركة، في حين نجد التقرير التحليلي يختص بدراسة مشكلة بعينها، ويقترح حلولا لها.

تقارير المقترحات

تعتمد الكثير من الشركات على تلبية بعض احتياجاتها من خلال طرح دعوة لتقديم المقترحات، حيث تعمل شركة أخرى بإعداد وتقديم تقرير المقترحات تطرح فيه تفاصيل عن تلبية هذه الاحتياجات ومعالجة المشاكل المطروحة.

التقارير الرأسية والتقارير الجانبية

يظهر الاختلاف بين هذين النوعين اعتماداً على مستوى انتقال التقرير نفسه، فإذا كان اتجاه حركة التقرير من المدير إلى موظف أو العكس يصنف على أنه تقرير رأسي، أما في حال كان انتقال التقرير في نفس المستوى الوظيفي، أي بين موظفي القسم الواحد أو الأقسام الأخرى، فيصنف على أنه تقرير جانبي.

التقارير الداخلية والتقارير الخارجية

يكمن الاختلاف بين هذا النوعين في مستوى تبادل التقارير، فإذا تم تبادلها داخل المؤسسة نفسها فهي داخلية، أما إذا كانت ترسل لشركات أخرى وهيئات غير تابعة لإدارات المؤسسة نفسها فهي خارجية.

التقارير الدورية

هي تقارير مجدولة بشكل منتظم، وفي مواعيد محددة، يتم تداولها رأسيا في الغالب من الموظفين إلى المدير، وتهدف بشكل أساسي إلى الرقابة، يمكن أن تكون مطبوعة مسبقا ومجهزة ببيانات تنشأ بواسطة الحاسوب حتى تأخذ شكلا موحدا.

التقارير الوظيفية

يندرج تحت تصنيف التقرير الوظيفي عدد كبير من التقارير التي تسمى وفقا للغرض الذي تخدمه، ومن أبرز هذه التقارير: التقرير المالي، تقرير التسويق، التقرير المحاسبي، كما أن كل الأنواع السابقة يمكن أن تندرج ضمن هذا النوع.

كيفية كتابة تقرير

تعتمد كيفية كتابة تقرير على عدد من الخطوات البسيطة، والتي تحتاج في نفس الوقت إلى التركيز، وهي:

تحديد موضوع التقرير ونوعه

وتتضمن هذه الخطوة تحديد ما يجب أن يتضمنه التقرير من موضوعات ومعلومات، ويجب الاهتمام هنا بمعرفة شكل التقرير وكيفية تنسيقه وترتيب محتوياته وتحديد مختلف الشروط المرجعية من خلال قراءة كتيب الإرشادات والاطلاع على أي معلومات إضافية.

تجميع المعلومات

تهدف هذه الخطوة إلى البحث عن مصادر المعلومات التي يحتاجها التقرير، والتي يجب أن تكون موثوقة ورسمية، يمكن الاستعانة بالمكتبة والتقارير المشابهة أو البحث على الإنترنت ولكنه يجب الاعتماد فقط على المواقع الرسمية كمواقع الهيئات الحكومية والمنظمات الدولية وغيرها، ومن ثم ترتيب هذه المعلومات وصياغة عناصر التقرير.

كتابة المسودة

يمثل إعداد مسودة خطوة مهمة في كيفية كتابة تقرير، إذ تعد نسخة أولية قابلة للتعديل، ويجب أن يراعى في تنسيقها مختلف الإرشادات التي طلبتها الجهة المراد تزويدها بالتقرير مثل العناوين، جدول المحتويات، الهوامش وحجم الخط، إضافة إلى ضرورة اشتمال المسودة على مقدمة يعطى فيها نبذة مختصرة عن الأهداف والنتائج، وتكون النسخة مزودة بشروحات ودلائل للمعلومات التي تم إدراجها في التقرير.

مراجعة التقرير واعتماد النسخة النهائية

تعد هذه الخطوة آخر خطوة في كيفية كتابة تقرير، ويجب قبل اعتمادها التأكد من خلوها من أي أخطاء إملائية أو نحوية، ومطابقة كل مطلب بما جاء في التقرير، وتوفرها على خاتمة وتوصيات تكون في نهاية التقرير.

خصائص كتابة تقرير 

لا يكفي تحديد كيفية كتابة تقرير ما لإتقان هذا الفن، بل من الضروري التعرف على مختلف خصائص هذا النوع من الكتابات، والتي تتمثل في:

• التركيز على دعم التقرير بمعلومات قيمة وموثوقة المصدر.
• تحري الدقة وتجنب أي نوع من التضليل.
• الكتابة بشكل وأسلوب واضح لا يربك القارئ أو يشتته.
• سرد المعلومات بإيجاز والابتعاد عن الشروحات المطولة.

قدمنا سابقًا في هذا المقال كيفية كتابة تقرير فعال ومفيد من خلال التطرق إلى مختلف أنواع التقارير وتحديد مختلف مراحل وخطوات إعداد التقرير بشكل مفصل إضافة إلى جميع الخصائص التي يجب مراعاتها في هذا النوع من الكتابات.