تعريف إدارة المشاريع
ما المقصود بإدارة المشاريع؟
تُعرّف إدارة المشاريع (بالإنجليزية: Project Management) بأنّها تَخصُّص يُعنى بتطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة الإدارية، لتحقيق أهداف المشروع المرجوة، وفقًا لميزانية محددة، خلال فترة زمنية معينة حُددت مسبقًا،[١] حيث إنّها تخصص بذاته يُدرَّس لمدة لا تقل عن ٦ شهور، وعند الانتهاء من فترة الدراسة يحصل الشخص على شهادة احترافية ليستخدمها في ممارسة إدارة المشاريع.[٢]
يدير المشاريع أشخاص مختصون في الإدارة، تتمحور مهامهم حول إدارة المشروع بأكمله تلبية لرغبة العميل، وتشمل واجباتهم تنسيق العمل، وتحديد المخاطر التي قد تواجه المشروع ورسم الخطط، والتعامل مع أمور الميزانية، بالإضافة إلى تقدير الجدول الزمني لنشاطات المشروع، وتتطلّب هذه الوظيفة عادةً درجة البكالوريوس في الأعمال، أو الإدارة، أو أيّ مجال آخر ذي صلة، بالإضافة إلى خبرة واسعة في إدارة المشاريع.[٣]
تشمل مؤهلات مدير المشروع بعض المهارات الإضافية، مثل مهارات التعامل مع الآخرين ومهارة حل المشكلات، وإتقان استخدام الكمبيوتر، وفهم الممارسات والقيم والسياسات التجارية للمؤسسات المختلفة الخاصة والحكومية التي يضطر للتعامل معها، وعادة ما يدير المشروع شخص مختص وحاصل على شهادة إدارة المشاريع.[٣]
ما هي عناصر إدارة المشاريع؟
تتألّف إدارة المشاريع من عناصر أساسية، وهي كما يأتي:[٤]
- الهدف من المشروع
يجب تحديد أهداف المشروع والنتائج المرجو تحقيقها من استكمال هذا المشروع، بحيث تكون الأهداف قابلة للتحقيق، ولتقييم نجاحه ضمن معايير جودة العمل المنجز.
يعرّف زمن المشروع بأنّه تحديد الوقت اللازم لإنهاء المشروع، وكلما كان حجم المشروع أكبر زادت كمية العمل المطلوب لإنجازه، وبالتالي يزيد الزمن اللازم لإنهاء المشروع، وعادةً ما يقوم مدير المشروع بتقسيم الهدف الكبير من إقامة المشروع إلى أهداف أصغر ليتم إنجازها على فترات زمنية قصيرة.
- تمويل المشروع
يتم الاتفاق على ميزانية محددة لإقامة المشروع، ويجب ألّا تزيد كلفة المشروع عن الميزانية المتفق عليها حتى يكون المشروع مجدٍ دون خسائر مادية.
- مهارة فريق العمل
يُعدّ بناء فريق يتمتع بالمهارات المطلوبة لتسليم العمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية أمرًا مهمًّا للغاية في إدارة المشروع الناجح.
- القيادة الجيدة
يجب أن يكون مدير المشروع مسؤولًا عن ضمان اكتمال المشروع، وقادرًا على تحقيق ذلك عن طريق تحفيز فريق العمل والتواصل معهم بشكل فعّال، وتفويض المسؤوليات للأشخاص المناسبين وحل المشكلات لتسيير العمل بشكل جيد.
ما أهمية إدارة المشاريع؟
تلعب إدارة المشاريع دورًا مهمّاً وأساسيًّا في إنجاح المشاريع والحصول على نتائج مرضية كما يأتي:[٥]
- توفير الوقت والجهد
يتم ضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية من خلال التخطيط الجيد وباستخدام أساليب إدارة المشروع، فرسم خطة المشروع منذ البداية تسمح لمدير المشروع بالتقدير المسبق للإنفاق المتوقع، مما يُمكّنه من استخدام موارده بكفاءة أكبر، وتجنّب التأخير في العمل والإنفاق الزائد للمشروع.
- تحسين طريقة التواصل بين المسؤولين في المشروع
تبرز أهميّة إدارة المشاريع في تقليل التعقيدات والاختلافات بين فرق وأفراد المشروع، ولذلك فإنّ مدير المشروع يحمل مسؤوليّة خلق تناغم بين الفِرَق العاملة في المشروع ومقاربة وجهات النظر بينهم، مع عدم إغفال مُساءلة كلّ شخص لا يقوم بدوره بشكل صحيح أو تقصيره في مجال عمله.
- التوصل إلى قرارات أفضل
يتم ذلك من خلال متابعة مدير المشروع لكافة سجلّات وبيانات المشروع التي تُظهر مدى تقدم المشروع، والتي يمكن من خلالها الحصول على فهم أكبر لطريقة إنفاق الموارد، وضبط جودته، كذلك تحديد إن كان المشروع معرّضاً لخطر الانحراف عن مسار الخطة الموضوعة، فالإدارة الجيدة للمشروع تتضمن التنبؤ بالمشكلات قبل حدوثها واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بناءً على البيانات والحقائق.
- تحقيق الهدف النهائي من إقامة المشروع
يُمكن لمدير المشروع أن يحدد مدى قدرة الفريق على إتمام العمل بشكل جيد من خلال استخدام البيانات والمعلومات المتوفرة لديه، وبالاستفادة من خبراته السابقة في إقامة المشاريع، وإن كان هناك مجال لتطوير أداء أعضاء الفريق.
- الحصول على نتائج أفضل
كلما كان التخطيط لإدارة المشروع أدق كان المشروع في النهاية أنجح و حاصل على نتائج أفضل.
ما أبرز التحديات التي تواجه إدارة المشاريع؟
تواجه إدارة المشاريع بعض التحديات والعقبات، وهو أمر يمكن تفاديه بالإدارة الجيدة، ومن أبرز هذه التحديات ما يأتي:[٦]
- ظاهرة تمدد النطاق
تعني ظاهرة تمدد النطاق إضافة مهام ووظائف إضافية لم يتم تحديدها والاتفاق عليها مسبقًا، كما تُعرف أيضاً بظاهرة زحف أو تسيّب النطاق (بالإنجليزية: Scope Creep).
- سوء التفاهم وصعوبة التواصل
يُعدّ سوء التفاهم وصعوبة التواصل بين أفراد الفريق أمرًا خطيرًا يؤثّر سلبًا على العمل الجماعي، وقد يؤدي إلى تأخير إنجاز المهام.
- عدم تحديد أهداف واضحة ومعايير نجاح معينة
يُعدّ الوضوح أحد أهّم متطلبات الإنجاز الناجح للمشروع، وعدم الوضوح يخلق العديد من القضايا، حيث إنّ حوالي 39٪ من المشاريع تفشل بسبب عدم وجود خطة مشروع محدَدة بوضوح.
- مشاكل في الميزانية
يعتبر معظم مديري المشاريع أنّ القضايا المالية هي إحدى أكبر العقبات التي يواجهونها، وقد ذَكر 49% من مديري التصنيع بأنّ التكاليف هي أكبر تحدٍ يواجهونه في إدارة مشاريعهم، وذلك وفقًا لدراسةٍ أجريت عام 2007م، لذا فإنّ على مدير المشروع تجنب التكاليف الزائدة، والسعي لتحقيق نتائج أفضل وأقل كلفة.
- قلة مهارة أعضاء فريق العمل
يعتمد نجاح المشروع على مجموع المهارات للأفراد، لذا على مدير المشروع إنشاء فريقه الذي يتمتع بالمهارات اللازمة لمعالجة المشكلة المطروحة.
- سوء إدارة المخاطر
يُمكن أن يتعرّض المشروع لسوءٍ في إدارة المخاطر المحتملة، فنادرًا ما يسير العمل بالمشروع بصورة مثالية، لذا على مدير المشروع أن يكون قادرًا على التكيف مع المتغيرات والأمور غير المخطط لها.
- انعدام المساءلة
يمكن أن تؤدّي عدم مساءلة أعضاء فريق العمل عن أخطائهم إلى فشل المشروع، أما إذا تحلى كل فرد بالمسؤولية وقام بأداء واجباته على أكمل وجه، فإنّ النتائج ستكون أكثر إرضاءً.
- عدم مشاركة أصحاب المشروع الأصليين
يُسبّب ذلك تحديًا لمدير المشروع، لذا يجب أن يبقى صاحب العمل على تواصل مع مدير المشروع، وعلى علم بالمستجدات والتطورات، وإبداء الملاحظات لتجنب الوقوع في المشاكل أو الحصول على نتائج غير مرضية.
- تحديد مواعيد تسليم غير واقعية للمشروع
قد يؤدي ذلك إلى الحصول على نتائج غير مرضية لصاحب العمل، لذا من المهم جدًا الالتزام بخطة زمنية واقعية، ومدروسة، وكافية لتحقيق نجاح المشروع.
المراجع[+]
- ↑ “what-is-project-management”, Apm, Retrieved 8/12/2021. Edited.
- ↑ “Project managment”, Coursera, Retrieved 9/12/2021. Edited.
- ^ أ ب ” What-Does-a-Project-Management-Specialist-Do”, zip recruiter, Retrieved 8/12/2021. Edited.
- ↑ Guido Bartolacci (14/1/2019), ” 8-critical-components-of-project-management”, new bread, Retrieved 8/12/2021. Edited.
- ↑ “Why is project management important?”, team work, Retrieved 8/12/2021. Edited.
- ↑ “9 Project Management Challenges and How to Overcome Them”, kissflow, 24/11/2021, Retrieved 8/12/2021. Edited.
