مهام السكرتارية التنفيذية
ما هي السكرتارية التنفيذية؟
يُعرف السكرتير التنفيذي (Executive Secretary) على أنه السكرتير الذي لديه واجبات إدارية وخاصةً إدارة الأنشطة وشؤون الأعمال التجارية [١]، فالسكرتارية التنفيذية تقوم بأعمال السكرتير أو المُساعد الإداري بالإضافة إلى عدة مهامٍ أُخرى مثل: التنسيق المكتبي، التفاعل مع البائعين، طلب المُنتجات، إنشاء قاعدة البيانات، وهذا أحد أسباب زيادة معدل راتب السكرتارية التنفيذية عن غيرهم من السكرتارية.[٢]
لذا تُعد السكرتارية التنفيذية بمثابة اليد اليُمنى لأصحاب الأعمال نظرًا لكونها تتولى إدارة الأعمال والجداول الزمنية والمُراسلات وغيرها من المهام الحساسة التي تقوم عليها الأعمال.
ما أبرز مهام السكرتارية التنفيذية؟
يُعد السكرتارية التنفيذية أحد المهام الإدارية التي يعتمد عليها المديرين من أجل تنسيق مهامهم اليومية، كما أن مهام السكرتارية التنفيذية تُعد من المهام المُهمة، على سبيل المثال: تشملالمهام الوظيفية للسكرتارية مسك الدفاتر بينما تشمل المهام الوظيفية للسكرتارية التنفيذية إدارة الميزانية [٢]، وفيما يأتيأبرز مهام السكرتارية التنفيذية:[٣]
- معالجة البريد: حيث يُعنى السكرتير التنفيذي بالعمل على إعداد المُراسلات المطلوبة.
- معالجة الاتصالات الهاتفية: حيث يُعد السكرتير التنفيذي مسؤولًا عن الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأطراف المعنية أو تلقي الرسائل.
- إجراء الأبحاث: حيث يُعد السكرتير مسؤولًا عن معالجة الكلمات أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو العروض التقديمية المُتعلقة بالأعمال.
- تنظيم الاجتماعات: من مهام السكرتير التنفيذي إدارة جداول المديرين التنفيذيين والمحافظة عليها وجدولتها وِفق أهميتها بالإضافة إلى إعداد جداول الأعمال لاجتماعات مجلس الإدارة.
- متابعة أعمال الإدارة: حيث يكون السكرتير التنفيذي مسؤولًا عن الإشراف على مُوظفي المكاتب المُبتدئين وتدريبهم وتنسيق وتوجيه خدمات المكتب.
- تنظيم محفوظات الإدارة: من مهام السكرتير التنفيذي تنظيم أعمال الإدارة، مثل: السجلات، الشؤون المالية للإدارات، إعداد الميزانية، قضايا الموظفين، التدبير المنزلي لمساعدة المديرين التنفيذيين.
- إعداد التقارير: من مهام السكرتير التنفيذي القيام على إعداد الفواتير اللازمة والتقارير والمذكرات والخطابات والبيانات المالية والمستندات الأخرى.
تتعدد المهام التي تقوم بها السكرتارية التنفيذية، بدءًا من توفير الدعم الإداري للمُستويات العُليا في الشركات من خلال تقديم التقارير وحتى تنظيم الاجتماعات والمواعيد.
ما أهم مهارات السكرتارية التنفيذية الناجحة؟
تتعدد المهارات التي يجب على السكرتارية التنفيذية الناجحة امتلاكها، بدءًا من الكتابة والحفظ والشخصية القوية التي لا بُد من التمتع بها، ومن أهم مهارات السكرتارية التنفيذية الناجحة والتي يجب امتلاكها ما يأتي:[٤]
- مهارات الاتصال: إن امتلاك مهارات الاتصال تُساعد السكرتارية التنفيذية في تحديد الرسائل والزُوار المُهمين لصاحب العمل خلال وقتٍ قصير.
- إدارة الوقت: إن امتلاك القُدرة على إدارة وقت المُديرين من الأمور المُهمة التي لا بُد من السكرتارية التنفيذية التمتع بها.
- الحُصول على الثقة: يُعد السكرتارية التنفيذية أحد المهام التي تُمكن صاحبها من الوصول لمعلوماتٍ حساسة تتعلق بأعمال الشركات، ولزيادة كفاءة السكرتارية التنفيذية لا بُد له من الحُصول على ثقة مُدراسهم وضمانهم لسرية الأعمال.
- القيام بمهامٍ مُتعددةٍ: إن امتلاك مهارة القيام بالعديد من المهام خلال وقتٍ واحد يُعد من أهم مهارات السكرتارية التنفيذية المُهمة.
تتعدد المهارات التي لا بُد للسكرتارية التنفيذية من امتلاكها ومن أهمها مهارة الحفظ والكتابة وكذلك معرفة استخدام التكنولوجيا بالطريقة الأمثل.
كم يبلغ معدل راتب السكرتارية التنفيذية؟
تتعدد المُستويات التعليمية التي يُمكن للسكرتارية التنفيذية الحُصول عليها، حيث يُمكن الحُصول على تخصص السكرتارية التنفيذية من خلال شهادة دبلوم أو شهادة جامعية، كما يُمكن الحُصول عليها من خلال برامج التعليم المهني وكُليات المُجتمع.[٢]
ويبلغ معدل راتب السكرتارية التنفيذية نحو 59340 دولارًا سنويًا، وهذا ما يجعل من هذه الوظيفة إحدى أعلى 10% من المُوظفين بين السكرتارية والمُساعدين الإداريين، حيث يُمكن أن يصل معدل راتب السكرتارية التنفيذية إلى نحو 64230 دولارًا سنويًا، وذلك وِفق مكتب الولايات المُتحدة لإحصائيات العمل.[٤]
وعليه يُعد مُعدل راتب السكرتارية التنفيذية من أعلى الرواتب مُقارنةً بغيرهم من السكرتارية والمُساعدين الإداريين.
المراجع[+]
- ↑ “executive secretary”, merriam-webster, Retrieved 30/3/2021. Edited.
- ^ أ ب ت “Qualifications for an Executive Secretary”, work.chron, Retrieved 30/3/2021. Edited.
- ↑ “Summary Report for: 43-6011.00 – Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants”, onetonline, Retrieved 4/4/2021. Edited.
- ^ أ ب “What Does an Executive Assistant Do?”, thebalancecareers, Retrieved 30/3/2021. Edited.
