كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل

كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل

من المفترض أن يتصف مكان العمل ببيئة محترمة وتعاونية حتى يتسنّى للموظفين العمل بكفاءة لضمان جودة الإنتاجية، إلا أنه في بعض الأحيان تحدث مشكلات في أوقات العمل، أو مشكلات في الإنتاجية، ويحتاج الموظف لأن يكتب تقريرًا يشرح فيها مشكلته[١]، لذا فإن خطوات كتابة التقرير عن مشكلة في العمل كالآتي:

تحديد المُرسل إليه

في البداية وقبل البدء بكتابة التقرير يجب تحديد من الشخص الذي سيقرأ هذا التقرير، مثلًا هل هو مدير الفرع أم المدير العام أم المسؤول، فإذا كانت المشكلة تواجه الفريق يمكن أن يُوجّه التقرير لمدير الفريق، أما إذا كانت المشكلة مع مدير الفريق نفسه من الممكن أن يُكتب التقرير لمدير الفرع وهكذا.[٢]

شرح المشكلة

يجب توضيح أسباب كتابة التقرير، ويجب ذكر الحقائق بالوقت والتاريخ والمكان، ليكون قارئ الرسالة قادرًا على فهم التقرير ومغزاه، لذا يجب أن يكون هذا الجزء من التقرير مفصّلًا، ولكن يجب الحرص على الابتعاد عن اللوم أو الغضب أو التهكّم، لأن الشخص الذي يقرأ تقرير المشكلة في العمل على الأغلب هو المسؤول عنها وهو المسؤول عن حلّها.[٣]

ويمكن إضافة المزيد من التفاصيل، مثل أن يُظهِر الموظف بأنه على دراية بحقوقه في العمل، ويُقنِع الشركة بأنها قد خالفت القوانين في نقطةٍ ما، أو يُظهِر ما تم الاتفاق عليه سابقًا مع ضرورة الالتزام به.[٣]

ولأن هذا الجزء هو الأهم من التقرير، يجب مراعاة أن تكون اللغة بسيطة ومباشرة، فالكلمات الإبداعية والكبيرة قد لا تزيد من قوة التقرير، ففي التقارير الرسميّة يجب الابتعاد عن التشبيه والاستعارة وهذه الأمور التي تطيل التقرير بدون فائدة حقيقية.[٤]

تقديم حل للمشكلة

يمكن بعد شرح المشكلة شرحًا مفصلًا تقديم بعض الحلول التي من شأنها أن تساعد جميع الأطراف، ولا بدّ من التأكد من إضافة الأسباب التي تجعل هذا الحل حلًا مثاليًا أو مناسبًا، ويجب أن تكون هذه الحلول معقولةً يسهل تنفيذها، بالإضافة إلى شرح أن الحل مفيد للشركة بشكل خاص مثل أنه سيزيد الإنتاجية، أو أنه سيُحسّن البئية العامة في العمل.[٣]

التلخيص والخاتمة

في هذه المرحلة يُقدّم ملخص كامل للمشكلة والحقائق المتعلقة بها والحلول المقترحة، مع التركيز على الحاجة إلى حل المشكلة، بالإضافة إلى تقوية التقرير بإضافة المصادر التي أُخذت المعلومات والبيانات منها، وفي الخاتمة يضاف اسم المُرسِل وتوقيعه.[٥]

المراجعة النهائية

بعد كتابة التقرير يتم التأكد من أن اللغة المستخدمة سليمة وخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، بالإضافة للتأكد من أن التقرير مفهوم ويسهل قراءته، والتأكد من شمولية التقرير لجميع النقاط التي يجب ذكرها، وإذا كان هناك بعض الوقت يمكن الطلب من شخص آخر ذو خبرة قراءة التقرير وإعطاء تغذية راجعة حوله، وبذلك يكون التقرير جاهزًا.[٦]

المراجع

1. ↑ “Reporting a workplace issue”, newcastle, Retrieved 3/2/2022. Edited.
2. ↑ “How To Write a Report for Work (With Examples)”, indeed, 23/2/2021, Retrieved 3/2/2022. Edited.
3. ^ أ ب ت “How to Write a Complaint Letter + [ 5 Template Samples”], formpl, Retrieved 3/2/2022. Edited.
4. ↑ “What is a Work Report and How to Write it?”, hrnews, 18/2/2021, Retrieved 3/2/2022. Edited.
5. ↑ “How To Write a Problem Statement (With an Example)”, indeed, 10/8/2021, Retrieved 3/2/2022. Edited.
6. ↑ Jayne Thompson (1/7/2018), “How to Write a Report to Your Supervisor”, work.chron, Retrieved 3/2/2022. Edited.