طرق الاتصال الإداري

طرق الاتصال الإداري

الاتصال هو مهارة تجارية أساسية تشمل القراءة والاستماع والتحدث والكتابة. تتضمن الاتصالات الإدارية كتابة المراسلات التجارية مثل المذكرات والإشعارات والتقارير والرسائل والتحدث في الاجتماعات والعروض التقديمية والاستماع إلى جميع مستويات الموظفين وزملاء العمل والرؤساء ليكونوا منتجين وفعالين في منصبك. تؤثر جودة الاتصالات على الأعمال التجارية في العديد من المجالات ، بما في ذلك علاقات العمل وفعالية المبيعات وتصورات القيادة، يوجد عدة طرق للاتصال الإداري، نذكر منها ما يأتي: [١]

الاتصالات التشغيلية

تشمل التعليمات التنظيمية والأدلة التشغيلية ووصف والتصنيف الوظائف ومعايير العمل ولوائح السلامة العامة ومعايير الأداء وأدلة إجراءات العمل وبيانات السياسة حول عمليات المؤسسة والتوجيهات وتوصيات اجتماعات المدراء ولجان التخطيط والمخططات التنظيمية والخطة التدريبية، والنشرات التوعوية، والتقارير المالية والمحاسبية وتقارير لجان التفتيش وغيرها.[٢]

الاتصالات الظرفية

هي الاتصالات التي يتم إنشاؤها للتعامل مع حالة معينة أو ظرف طارئ، وتنشأ هذه الحالات من خلال الكتب الرسمية المتعلقة بالعمل والمذكرات الرأسية والأفقية، وكافة أنواع البريد من اتصالات هاتفية أو خطابات عمل أو بريد إلكتروني، الصحافة التجارية والصناعية غير المؤسسية، المؤتمرات، اجتماعات الموظفين، ومناقشات حل المشكلات، والأبحاث والتقارير الهندسية والمالية والمحاسبية، والتقارير الفنية، وتقارير التقييم، والاتفاقيات وغيرها.[٢]

الاتصال المؤسسي

هي جميع الاتصالات التي يتم إنشاؤها لتعزيز أهداف العملاء، والموظفين، والعلاقات العامة للمؤسسة، وتتضمن معظم اتصالات العلاقات العامة والدعاية والتقارير السنوية والإعلانات الترويجية والكثير من الصحافة التجارية والصناعية والكثير من الاتصالات غير اللفظية مثل (اللباس الموحد مظهر ونظافة المبنى وغير ذلك) ومقابلات الاختيار والتعيين المتعلقة بالتوظيف والأفلام غير التشغيلية.[٢]

الاتصال اللفظي الشفوي

تعتبر من أكثر أنواع الاتصالات انتشارًا وتتكون من جميع الرسائل أو عمليات تبادل المعلومات المنطوقة والتعليمات المباشرة والأوامر والنصائح المباشرة من قبل الرؤساء للمرؤوسين والتواصل ما بين الموظفين لإنجاز العمل.[٣]

الاتصال غير اللفظي

يشمل هذا الاتصال لغة الجسد وخاص ة أثناء الاجتماعات وتعبيرات الوجه والتي تنقل رسائل واعية أو غير واعية للآخرين، وكذلك إشارات المرور وصفارات الإنذار بالإضافة إلى أشياء أخرى مثل حجم المبنى وحجم المكاتب وطبيعة الأثاث المستخدم واللوحات التوجيهية، وشعار المؤسسة، حيث إن هذه الأشياء تعبر عن معلومات دون التحدث أو الكتابة.[٣]

الاتصال غير الرسمي

في كل منظمة عمل توجد شبكة من الاتصالات الشخصية وغير الرسمية بين العاملين، حيث يوجد الكثير من المعلومات الحيوية والمعرفة التي تتعلق بالمؤسسة تمر عبر هذه الشبكة باستمرار،[٣] وعلى المدراء إدراك هذه العلاقات والتي ليس لها علاقة بالهيكل التنظيمي للمؤسسة وتتبعها من خلال برامج متخصصة لتحليل الوسائط الاجتماعية وتحديد العلاقات غير المرئية التي تتشكل بين العاملين بمختلف المستويات.[٣]

الاتصال عبر وسائل التواصل الاجتماعي

تمنح بعض المؤسسات بعض المختصين الإداريين مسؤولية التعامل مع حساباتها على وسائط التواصل الاجتماعي مثل (Facebook وTwitter وInstegram)، وإعطائهم الصلاحيات لتتبعها والتحديث عليها والرد على جميع الملاحظات التي ترد عبرها حيث يتطلب من المختصين في هذا النوع من التواصل أن يكونوا محترفين وعدم نشر أي منشورات أو معلومات قبل التأكد من صحتها لأنه بمجرد ظهورها ستكون متاحة ليراها العالم بأسره.[٤]

الاتصال عبر البريد إلكتروني

يعتبر البريد الإلكتروني من أكثر قنوات الاتصال شيوعاً في العصر الحديث إلا أن العديد من المختصين في المكاتب لا يعرفون كيفية إنشاء بريد إلكتروني فعال لنشاط مؤسساتهم حيث أن بريد إلكتروني العمل يختلف تماماً عن إرسال بريد إلكتروني شخصي، لذلك يجب أن يلتزم بالنهج الرسمي؛ لأنه يعتبر خطاب عمل رسمي وتتحمل المؤسسة كافة المسؤولية عن البيانات والمعلومات التي يتضمنها البريد الإلكتروني.[٤]

المراجع

1. ↑ “administrative communication business”, smallbusiness. Edited.
2. ^ أ ب ت Abdullah Sam (2/6/2017), “3 Types of Administrative Communication In Any Organization”, Notes Read, Retrieved 29/1/2022. Edited.
3. ^ أ ب ت ث The Admin (2020), “Types of Communications in Organizations”, Open Text , Retrieved 29/1/2022. Edited.
4. ^ أ ب The Admin (2020), “Communication Skills for Administrative Professionals Leave a reply”, Office Skills Blog, Retrieved 29/1/2022. Edited.